“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 2)

 “Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 2)

“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 2)

Ở phần 1, các bạn đã hiểu rõ hơn về bố cục của một email và cách viết email sao cho chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao trong công việc. Ở phần này, Blog Kalzen sẽ đưa ra các nguyên tắc giúp bạn sửu dụng email chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Nguyên tắc sử dụng Email chuyên nghiệp và hiệu quả

Việc sử dụng thành thạo email cũng là một trong những điều có thể giúp bạn thành công hơn trong công việc. Có một số nguyên tắc mà bạn nhất định phải nhớ khi sử dụng công cụ này.

“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 2)

1. Sử dụng email đúng dịp

Tuy email là công cụ gửi thư phổ biến nhất hiện nay nhưng không phải lúc nào cũng nên sử dụng chúng. Bạn chỉ nên sử dụng email trong các trường hợp sau:

  • Nội dung email cần được lưu giữ
  • Đối tượng liên lạc không thể trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Ví dụ như gửi email cho đối tác là người nước ngoài
  • Nội dung không cần người nhận phản hồi ngay lập tức
  • Cần gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
  • Nội dung trong email không đòi hỏi tính trao đổi hay tranh luận trực tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp và dễ nhìn

Việc tạo nên hình ảnh của một email chuyên nghiệp là điều rất quan trọng. Một email dễ nhìn và được thiết kế đẹp mắt sẽ giúp tăng thiện cảm và sự tin cậy đối với người nhận.

Để tạo nên một email chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo những lưu ý sau:

  • Luôn để background là màu trắng, không nên sử dụng quá nhiều màu trong email
  • Dùng font chữ màu đen hoặc xanh đậm, tránh những màu sắc kém nổi bật
  • Không in hoa hay bôi đậm toàn bộ nội dung
  • Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc
  • Địa chỉ email chỉ viết chữ và ngắn gọn nhất có thể

3. Quy luật chung cho nội dung email

Viết email sao cho người đọc đọc một cách rõ ràng và không bị bỏ sót nội dung chính là một “nghệ thuật”. Và để làm được điều này, các bạn hãy áp dụng những quy luật sau cho nội dung email của mình:

Mỗi một email chỉ viết về một vấn đề

  • Không spam email, đây là điều cấm kỵ khi sử dụng email
  • Viết email thật ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn phải đủ ý
  • Tuyệt đối không được viết tắt hay sử dụng từ lóng. Chỉ nên sử dụng từ ngữ thông thường, đơn giản càng tốt
  • Tích cực sử dụng những gạch đầu dòng, hay những đánh dấu để người đọc không bị bỏ sót ý
  • Ở cuối thư nên ghi rõ bạn mong đợi gì từ người nhận
  • Nên kiểm tra lại thư một lần cuối trước khi gửi để tránh mắc phải những lỗi cơ bản

4. Trình bày rõ ràng

Một email chuẩn phải được xây dựng đủ 4 phần sau đây:

  • Kính gửi/ Kính chào/ Dear,…
  • Nhắc đến vấn đề cần trao đổi
  • Đưa ra ý kiến của bản thân
  • Kết thúc bằng câu chào Regards

Đặc biệt là đối với những nội dung quan trọng như email gửi cho khách hàng, đối tác hoặc nhóm đông người thì các bạn cũng cần phải cẩn thận hơn trong cách trình bày. Điều này sẽ giúp cho email của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Các bước viết email như sau:

  • Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), và viết nội dung cho email đó.
  • Bước 2: Kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không. Đây là bước quan trọng nhất mà mọi người tuyệt đối đừng bỏ qua.
  • Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi email.

5. Trả lời email

Thời gian xử lý email sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nội dung thư. Nếu như email cần kiểm duyệt ngay thì bạn nên xử lý chúng ngay sau đó. Còn thông thường email nên được xử lý muộn nhất là sau 3 giờ để thể hiện tính chuyên nghiệp.

6. Tỏ ra tôn trọng và tự trọng

Để tạo nên sự chuyên nghiệp cho email, bạn nhất định phải tránh những lối email dưới đây:

  • Chuyển tiếp email nhóm này qua nhóm khác, người này qua người khác với mục đích trêu chọc, bỡn cợt
  • Sử dụng email của công ty để làm việc riêng, tán dóc
  • Sử dụng email của công ty để bàn luận chính trị hoặc nói xấu chế độ
  • Sử dụng email để phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

Một điều đặc biệt cần lưu ý là không nên gửi những thông tin quan trọng và cơ mật thông qua nền tảng này.

Trên đây là những nguyên tắc khi sử dụng email mà mọi người nhất định phải biết. Việc sử dụng thành thạo email sẽ khiến cho mọi người đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn. Hơn nữa, chúng cũng giúp ích khá nhiều cho các mối quan hệ của bạn. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!

Tin liên quan

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *