“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 1)

 “Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 1)

“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 2)

Email là một công cụ không còn xa lạ đối với tất cả mọi người trong cuộc sống ngày nay. Chúng là một trong những công cụ quan trọng trong công việc như gửi thư, củng cố thương hiệu, tham khảo đánh giá khách hàng,… Bất kể là bạn đang hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghề nào thì bạn cũng đều phải sử dụng email thường xuyên.

Vậy bạn đã nắm rõ được hết những lý thuyết, cũng như các sử dụng công cụ này hay chưa? Hãy cùng Blog Kalzen tìm hiểu thật kỹ về công cụ email này nhé.

Bố cụ chính của một email

Đầu tiên, cúng ta nhất định phải nắm rõ được bố cục chính của một email.

“Tất tần tật” kiến thức về Email (phần 1)

1. Người gửi – From

Phần này bao gồm tên email của người gửi, tên đại diện của người gửi. Lưu ý rằng, khi gửi email, đặc biệt là những email liên quan đến đến công việc, tuyển dụng, hay tìm việc làm,…bạn nhất định phải viết thật rõ ràng và chuyên nghiệp.

Trong trường hợp này, người nhận sẽ chú ý rất nhiều đến sự nghiêm túc thể hiện ở tên người gửi.

2. Người nhận – To, CC, BCC

(*) To:

  • Là người nhận trực tiếp
  • Giả sử như bạn là người nhận email, bạn sẽ đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong nhận được phản hồi từ bạn

(*) CC (Bản sao):

  • Đây là người có liên quan và có tham gia tới nội dung email đã được nhận. Người nhận trực tiếp sẽ biết email được gửi cho người được CC
  • Giả sử bạn là một CC, bạn cũng nhận được email này. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải trả lời, hoặc phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email

(*) BCC (Bản sao tạm):

  • Người theo dõi công việc mà chỉ người gửi biết, người nhận không biết (bao gồm cả To, CC và BCC)
  • Giả sử bạn là BCC, có nghĩa là người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật
  • Tùy vào cấp độ của từng cá nhân mà chúng ta gửi cho đúng người ở cấp độ đó, tránh đặt sai vị trí

3. Tiêu đề thư

Tiêu đề thư chính là mục nêu nội dung tổng quát của cả email, giúp người nhận hiểu được email gửi đến với mục đích gì, hay nội dung của nó nó có quan trọng hay không.

Tiêu đề thư là một phần rất quan trọng, chúng có thể khiến cho người nhận mở email ngay tức khắc, nhưng cũng có thể khiến cho email mà bạn gửi bị lãng quên. Bạn nhất định không được mắc những lỗi sau nếu không muốn hộp thư của mình bị “bỏ quên”:

  • Không có tiêu đề: Gửi email nhất định phải có tiêu đề. Nếu không có tiêu đề thì email của bạn sẽ giống như thư rác vậy. Đây là điều cấm kị trong sử dụng email
  • Tiêu đề quá dài hoặc vô nghĩa: Khi người nhận nhận được những email có tiêu đề kiểu như vậy thì họ thường có xu hướng bỏ qua, dẫn đến gây gián đoạn trao đổi thông tin
  • Lạm dụng từ ngữ hoặc cách viết gây chú ý: Nếu tiêu đề của bạn có quá nhiều thứ nổi bật sẽ gây phản tác dụng, bởi người nhận sẽ không biết được đâu là nội dung chính

Tiêu đề thư phải được thể hiện theo các nguyên tắc sau:

  • Nội dung ngắn gọn, rõ ràng và đi đúng trọng tâm
  • Tạo điểm nhấn vừa đủ, như viết hoa một số từ quan trọng (nếu có), hoặc một vài dấu ngoặc kép cho nội dung cần chú ý,…nhưng không phải là toàn bộ tiêu đề
  • Nếu email mang tính định kỳ, ví dụ như báo cáo công việc hàng tuần thì nên ghi thêm ngày tháng vào tiêu đề thư.

Hãy viết tiêu đề của email thật rõ ràng, và phải viết bằng tiếng Việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận vẫn có thể đọc được chúng.

4. Nội dung

Sau khi các tiêu chí trên được đảm bảo thì chúng ta sẽ đến với phần nội dung. Ở phần này, chúng ta cần phải lưu ý những điều sau:

  • Nội dung email chuẩn là phải thật cô đọng , xúc tích và rõ ràng
  • Phản ánh đúng những thông tin như tiêu đề đã nêu trên, nghĩa là nội dung và tiêu đề phải có sự thống nhất
  • Khi trình bày cần có thưa – gửi, chào hỏi rõ ràng. Giới thiệu vắn tắt thông tin người gửi trong trường hợp lần đầu gửi thư, giúp người nhận có thông tin cơ bản về người gửi email
  • Nội dung không dài dòng, lan man nhưng phải đủ ý

5. Kết thư

Phần kết thư cũng quan trọng như phần mở đầu và tiêu đề vậy. Phần này cần có những lưu ý như sau:

  • Phải thể hiện được sự tôn trọng với người nhận vì đã đọc hết nội dung email của mình. Kết thu thường sử dụng những câu như: Trân trọng, cảm ơn, kính thư,… Tùy vào nội dung email, hoặc mức độ thân thiết của hai bên mà bạn có thể lựa chọn những từ ngữ sao cho phù hợp.
  • Phải có chữ ký cá nhân, điều này giúp cho người nhận có thêm thông tin về người gửi. Những email có chữ ký thường được đánh giá cao về tính cẩn thận và có tính thẩm mỹ hơn.

6. Tài liệu kèm theo

Khi bạn gửi email với một tài liệu kèm theo, bạn cần phải nhớ những lưu ý sau đây:

  • Nhất định phải nhắc tới tài liệu đính kèm bên trong nội dung. Hãy miêu tả rã tài liệu này gồm những file nào, nhằm mục đích gì. Người nhận cần lưu ý gì khi mở hoặc tải các tài liệu đó…
  • Kiểm tra lại để chắc chắn rằng có file đính kèm trước khi nhấn nút gửi
  • Khi đính kèm tập tin trong email thì nên gửi file có định dạng chung để mọi máy tính đều có thể mở được như file PDF, Doc, xls,…
  • Trong trường hợp có nhiều file thì nên nén thành file zip hoặc file rar. File đi kèm phải được đặt tên rõ ràng, nên viết tiếng Việt không dấu khi đặt tên file.

(Còn tiếp phần 2)

Tin liên quan

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *