Cách Google tổ chức cuộc họp: họp càng lâu, hiệu quả giảm càng sâu?

 Cách Google tổ chức cuộc họp: họp càng lâu, hiệu quả giảm càng sâu?

Đối với một doanh nghiệp, các cuộc họp có ý nghĩa rất quan trọng. Cuộc họp giúp gắn kết công ty, nhà quản lý dễ kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên sẽ nắm bắt rõ hơn nhiệm vụ của mình. Đó là lý do chúng ta thường dành nhiều thời gian để tổ chức các cuộc họp.

Tuy nhiên, càng nhiều cuộc họp không đồng nghĩa với tăng hiệu quả công việc. Chia sẻ về cách Google tổ chức cuộc họp có thể sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.  

Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết

Ai cũng cho rằng các cuộc họp đều rất cần thiết, giúp công việc được hoàn thành dễ hơn. Điều này không hẳn sai nhưng cũng không đúng hoàn toàn. Nhiều nghiên cứu cho thấy đến 67% các cuộc họp được tổ chức mà không mang lại hiệu quả gì.

Việc họp triền miên mà không mang lại ích lợi vừa lãng phí quá nhiều thời gian, vừa giảm tính hiệu quả. Theo Eric Schmidt, chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., ông cho rằng trước khi tổ chức cuộc họp, người quản lí cần trả lời những câu hỏi sau:

  • Cuộc họp được tổ chức với mục đích gì?
  • Thay vì tổ chức họp, có thể gọi điện hoặc gửi mail không?
  • Vấn đề có quan trọng hay khẩn cấp không?

Chỉ khi nào cuộc họp thực sự có ý nghĩa, cần thiết, khẩn cấp thì người quản lí nên tổ chức cuộc họp. Điều đó làm giảm đi sự lãng phí thời gian vô ích, tăng hiệu quả của buổi họp.

Người tham gia họp cần lý do

Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, Kristen Gill cho rằng nhiều người tham gia họp không hề đóng góp gì cho cuộc họp. Nếu 10 người họp mà 7 người xem thì cuộc họp trở nên vô nghĩa.

Do đó, ông đã đưa ra chủ trương rằng các cuộc họp chỉ nên từ 10 người tham gia trở xuống. Quả thực, cuộc họp với số lượng dưới 10 người đã tăng tính hiệu quả và thuyết phục hơn rất nhiều. Bạn hãy đặt lý do vì sao người này nên tham gia cuộc họp, người đó có đóng góp gì cho cuộc họp không. Đôi khi, số lượng không quan trọng bằng chất lượng đâu nhé.

Đẩy nhanh tiến độ, tăng hiệu quả bằng stand-up meeting

Hiện nay, không nhiều doanh nghiệp tổ chức cuộc họp theo phong cách stand-up meeting. Đây là một phần của văn hóa start-up đầy năng động. Một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy người tham gia có xu hướng hào hứng, năng động, tích cực và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.

Trong cuộc họp stand-meeting, người tham gia phải đứng chứ không được ngồi ghế như các cuộc họp thông thường. Điều đó làm kích thích tinh thần sáng tạo, năng lượng tích cực trong mỗi người. Bạn có thể áp dụng điều này cho các cuộc họp của doanh nghiệp mình.

Kristen Gill còn khuyến khích, ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản: nếu có quyết định cần phải có cuộc họp để xử lý, hãy xử lý nó ngay lập tức dù phải đi vào văn phòng người ra quyết định và trao đổi bằng stand-up meeting.

Các cuộc họp dưới 15 phút

Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty không nên diễn ra vượt quá 15 phút. Những cuộc họp liên tục 1-2 giờ đồng hồ là chuỗi cực hình đối với người tham gia. Nó không chỉ làm mọi người cảm thấy mệt mỏi, không thể suy nghĩ được mà còn làm giảm hiệu quả khi họp.

Đối với cuộc họp dài, bạn nên linh hoạt thời gian và có thời gian nghỉ giữa cuộc họp để giảm bớt căng thẳng. Tại Google, Marissa Mayer tổ chức các cuộc họp với thành viên chỉ trong 10 phút. Theo bà, các cuộc họp ngắn khiến người tham gia tập trung hơn và hiệu quả hơn.

Hẹn giờ để tăng hiệu quả của cuộc họp 

Jake Knapp, đối tác thiết kế tại nhánh đầu tư của Google, đã thực hiện phương pháp này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp khoảng 30 phút, ông sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó nơi mọi người đều có thể nhìn thấy. Ngay khi bộ hẹn giờ kêu thì cuộc họp sẽ kết thúc.

Bộ hẹn giờ tạo nên hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, khiến người tham gia cảm thấy cấp bách, thúc giục họ hoạt động hiệu quả hơn. Trong thời gian đó, mọi người sẽ tập trung vào mục đích cuộc họp, vấn đề được đặt ra thay vì bàn chuyện với người khác.

Tin liên quan

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Liên hệ ngay với chúng tôi!