5 cách để có cuộc gọi hội nghị trực tuyến hoàn hảo

 5 cách để có cuộc gọi hội nghị trực tuyến hoàn hảo

Đa phần các cuộc gọi hội nghị trực tuyến đều khiến chúng ta cảm thấy hơi phiền phức bởi gặp phải một số vấn đề. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, mọi thứ đều có thể được thực hiện bằng cách trực tuyến, trong đó bao gồm cả các cuộc họp. Blog Kalzen sẽ chỉ ra 5 mẹo để giúp cho cuộc họp trực tuyến của bạn được diễn ra một cách mượt mà và trôi chảy hơn.

Chuẩn bị kỹ nội dung từ trước

Hầu hết các bạn có thể sẽ sử dụng Google Hangouts hoặc Zoom cho các hội nghị trực tuyến của mình.

Chuẩn bị nội dung từ trước

Chắc hẳn ai cũng sẽ chuẩn bị nội dung trước cho cuộc họp của mình. Tuy nhiên, để cuộc họp được diễn ra trôi chảy và thành công hơn nữa thì bạn hãy chú ý đến phần nội dung của mình hơn. Hãy đọc và xem lại một số điều trong nội dung trước khi cuộc họp được diễn ra tầm 30 phút nhé.

Có một số phần mềm có tính năng kiểm tra nội dung từ cuộc họp. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo nó và áp dụng cho các buổi họp của mình. Một nội dung được trình bày lớp lang, chặt chẽ sẽ giúp cả bạn và người nghe đều cảm thấy hài lòng về cuộc họp.

Hạn chế sử dụng những từ “um”, “à”

Trong những cuộc giao tiếp hàng ngày, bạn có thể sử dụng những từ ngữ này. Chúng góp phần như những từ nối, hoặc có thể khiến cuộc nói chuyện của bạn tự nhiên hơn. Tuy nhiên, trong các cuộc gọi hội nghị trực tuyến, có lẽ bạn nên hạn chế những từ ngữ này.

Bạn có thể đồng ý hoặc không đồng ý đối với ý kiến của người nói. Tuy nhiên, bạn hãy lắng nghe hết những điều mà họ nói, rồi sau đó lên tiếng nhận xét. Thay vì sử dụng quá nhiều từ ngữ thừa, bạn có thể đặt câu hỏi hoặc những lời đề nghị lịch sự khác.

Ví dụ, bạn có thể nói rằng: “Xin lỗi, tôi chưa nghe rõ, bạn có thể nói lại chúng một lần nữa được không?”. Mẫu câu này nghe có vẻ lịch sự hơn rất nhiều phải không?

Làm cho kết nối internet dễ dàng hơn

Để có một cuộc gọi hội nghị trực tuyến trôi chảy và không bị ngắt kết nối, bạn cần phải có cách để giúp internet của bạn hoạt động mạnh mẽ hơn. Hãy bắt đầu từ những cách đơn giản sau đây:

Cách tốt nhất để tránh bị lỗi kết nối là hãy đóng tất cả mọi thứ có tiềm năng rút băng thông từ mạng của bạn. Những tab như Spotify, Netflix, YouTube hay tải xuống đều góp phần làm chậm internet của bạn.

Còn một cách khác là chọn tham gia cuộc gọi chỉ bằng giọng nói. Gửi âm thanh qua mạng ít nặng hơn so với gửi cả giọng nói và video. Cách làm này sẽ làm giảm gánh nặng cho internet.

Để chế độ im lặng cho điện thoại

Đây là một vấn đề mà đa phần các cuộc họp đều sẽ gặp phải. Sẽ thật vô duyên nếu trong một không gian yên tĩnh, lại vang lên một bản nhạc chuông vui nhộn nào đó. Điều này thật không nên trong tất cả các cuộc họp, kể cả là các cuộc họp trực tuyến.

Để chế độ im lặng cho điện thoại

Hãy nhớ rằng điện thoại của bạn luôn để chế độ im lặng trong mọi cuộc gọi. Bất kể một thông báo, hay nhạc chuông không phải là điều cần thiết trong một cuộc họp.

Trong một cuộc họp mà có một âm thanh lạ phát ra nó không chỉ gây phiền nhiễu mà còn cực kỳ thô lỗ, đặc biệt là khi có ai đó đang giải thích một điều gì đó quan trọng.

Hãy thử sử dụng các lựa chọn thay thế khác

Ngoài hai công cụ là Zoom và Google Hangouts, có rất nhiều công cụ khác có thể làm tốt hơn đối với một cuộc gọi trực tuyến.

Lựa chọn các công cụ gọi video khác

Trong thời đại dịch bệnh Covid-19 có diễn biến phức tạp, đa phần các công ty, doanh nghiệp đều tìm đến phương pháp họp hội nghị trực tuyến. Bởi vậy, mọi người đang tìm kiếm những công cụ khác có thể tạo ra những cuộc gọi rõ ràng cả về hình ảnh lẫn âm thanh.

Mọi người có thể thử các cuộc gọi với Skype. Chúng khá dễ sử dụng và hỗ trợ các cuộc gọi thoại và video rất tốt. Giờ đây, những cuộc họp trực tuyến không còn gây phiền phức và khó chịu bởi các công cụ ngày nay đã được hỗ trợ và nâng cấp tốt hơn so với trước rất nhiều. Hy vọng thông qua bài viết, các bạn có thể lựa chọn được cho mình một công cụ phù hợp và bắt đầu một cuộc họp trực tuyến mang ý nghĩa thành công.

Tin liên quan

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.